CODE OF CONDUCT - VERHALTENSKODEX VON MODEPARK RÖTHER

VORWORT

Ein schlechter Ruf oder fehlende Reputation eines Unternehmens gefährdet dessen Erfolg. Geschäftserfolg braucht also dieses gewisse Mehr, nämlich rechts- und gesetzeskonformes Verhalten von Geschäftsführern, Führungskräften sowie aller Mitarbeiter (m/w/d). Mit diesem Verhaltenskodex bekennt sich die Röther Gruppe zu den nachfolgend beschriebenen Ansprüchen und Regeln. Diese ermöglichen ein wirtschaftliches, faires und soziales Miteinander. Die Richtlinie gibt Orientierung im Alltag sowie in kritischen Situationen und hilft, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Der Verhaltenskodex ist eine verpflichtende Richtlinie für die Röther Gruppe. Darüber hinaus ist es bei der Kunden- und Lieferantenauswahl eine Voraussetzung, dass auch die potenziellen Geschäftspartner diese Regelungen einhalten. Die Unternehmen der Röther Gruppe kommunizieren die Inhalte des Codes of Conduct gegenüber Arbeitnehmern, Vertragspartnern und gegebenenfalls gegenüber Dritten. Es soll für den Vertragspartner nachvollziehbar werden, dass die Einhaltung des Code of Conduct grundsätzlich gewährleistet wird. Rechtsverstöße können zu gravierenden Nachteilen für das Unternehmen führen. Mögliche Beispiele sind Bußgelder und Schadensersatzforderungen. Zusätzlich könnte die Röther Gruppe auch durch Reputationsschäden erheblich geschwächt werden. Häufig genügt bereits der bloße Anschein einer Rechtsverletzung zur Beeinflussung der Haltung von Kunden oder Geschäftspartnern.

GELTUNGSBEREICH

Zur Röther Gruppe zählen insbesondere folgende Gesellschaften:

  • Röther Beteiligungs GmbH sowie alle Tochterunternehmen in Form von eigenständigen MODEPARK RÖTHER GmbHs
  • MODEPARK RÖTHER GmbH & Co. KG (Österreich)
  • RG Digital GmbH
  • Röther Facility Management GmbH
  • Röther Werbung Michael Röther

sowie alle hier nicht ausdrücklich genannten Schwestergesellschaften.

GRUNDSÄTZE

Der Grundsatz des Code of Conduct der Röther Gruppe besteht darin, die Mitarbeiter (m/w/d) über die rechtlichen Regelungen zu unterweisen um somit Korruption, Interessenkonflikte und Geldwäsche zu verhindern. Dadurch ist ein fairer Wettbewerb gesichert und Konsequenzen wie Geldstrafen und Schadenersatzforderungen können verhindert werden. Alle Mitarbeiter (m/w/d) sind persönlich für die Einhaltung der geltenden Gesetze und Verhaltensrichtlinie verantwortlich. Es wird daher von allen Mitarbeitern (m/w/d) erwartet, dass sie sich über den Inhalt der Richtlinie informieren und Verdachtsfälle ordnungsgemäß melden. Die Einhaltung dieser Regelungen schützt die Röther Gruppe und ihre Mitarbeiter (m/w/d), prägt die Darstellung des Unternehmens in der Öffentlichkeit und schafft Vertrauen in das Unternehmen.

WETTBEWERBS- UND KARTELLRECHT

  • Wir führen keinerlei wettbewerbswidrigen Absprachen mit Wettbewerbern über Preise, Preiserhöhungen, Konditionen oder Kapazitäten, einschließlich Gewinn, Gewinnmargen, Kosten, Vertriebs- und Marketingmethode.
  • Wir tauschen keine wettbewerblichen sensiblen Informationen mit Wettbewerben über einen Wettbewerbsverzicht, über die Einschränkung der Geschäftsbeziehungen WETTBEWERBS- UND KARTELLRECHT zu Lieferanten, über die Aufteilung von Kunden, Märkten, Gebieten oder über das Produktportfolio aus.
  • Wir unterstützen Dritte nicht bei wettbewerbswidrigem Verhalten.
  • Wir führen keine Industriespionage, Bestechung, Diebstahl und Verbreitung wissentlich falscher Informationen über unsere Wettbewerber, ihre Produkte oder Dienstleistungen durch.

KORRUPTIONSPRÄVENTION

Was ist eigentlich eine Zuwendung bzw. ein Geschenk?

  1. Zuwendungen sind alle Vorteile, die den Empfänger materiell oder immateriell objektiv besserstellen und auf die er keinen Rechtsanspruch hat
  2. Nicht marktübliche Dienstleistungen
  3. Einladungen zu Sport-, Kultur- oder sonstigen Veranstaltungen
  4. Geldzahlungen (z.B. Bargeld, Überweisungen, Gewährung von zinslosen oder zinsgünstigen Darlehen)
  5. Gewährung von bargeldähnlichen Vorteilen (z.B. Rabatte, Gutscheine oder sonstige Vergünstigungen)
  6. Bevorzugung bei Einstellungen (Vetternwirtschaft)
  7. Sonstige Vorteile, auf die kein Anspruch besteht
  • Wir dürfen Zuwendungen nur dann annehmen, wenn bereits der bloße Eindruck ausgeschlossen ist, dass diese als Gegenleistung für ein bestimmtes, vom Schenker gewünschtes Verhalten, gewährt wird.
  • Davon ausgenommen sind geringwertige Sachgeschenke und Weihnachtsgeschenke bis zu einem Wert von 50 EUR oder Bewirtungen und Einladungen zu reinen Fachtagungen.
  • Wir stimmen Einladungen zu Sportereignissen, Shows und andere Veranstaltungen, wenn der Wert der Einladung zwischen 50 und 100 EUR beträgt, mit dem Vorgesetzten ab.
  • Wir erwarten, dass Geschenke, die einen Wert von 50 EUR überschreiten, und Einladungen von Dritten ab einem Wert von 100 EUR einzeln beantragt und von der Geschäftsleitung genehmigt werden.
  • Wir fordern, erbitten oder regen zu keinen Zuwendungen an.
  • Wir fordern und nehmen keine Geldgeschenke an.
  • Wir dürfen Dritte bewirten, wenn die Bewirtung einem berechtigten geschäftlichen Zweck dient, keinen unangemessen hohen Wert hat und im Rahmen der gewöhnlichen Zusammenarbeit stattfindet.

Korruptionsprävention Amtsträger:

Die Definition eines “Amtsträgers” kann von Land zu Land unterschiedlich sein.

Hierzu gehören alle Personen, die in einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis stehen. Dazu zählen insbesondere Beamte, Richter und Personen in einem sonstigen öffentlich rechtlichen Amtsverhältnis sowie Personen, die dazu bestellt sind, bei Behörden oder bei einer sonstigen Stelle in deren Auftrag Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrzunehmen. Mitarbeiter (m/w/d) einer öffentlich-rechtlichen Rundfunk- und Fernsehanstalt oder eines (teil-) verstaatlichten Unternehmens können ebenso Amtsträger sein wie Mitarbeiter (m/w/d) in internationalen Organisationen oder Institutionen (z.B. auf europäischer Ebene). Wenn Sie sich unsicher sind, ob es sich bei einer bestimmten Person um einen Amtsträger handelt, fragen Sie beim Compliance Management nach. (siehe Punkt 16.).

Es gibt nur wenige rechtlich zulässige Ausnahmen, in denen ein Behördenvertreter/ Amtsträger beschenkt oder eingeladen werden darf – z.B. als Repräsentant seiner Behörde/des Staates zu einer öffentlichkeitswirksamen Veranstaltung. In diesen Fällen ist zwingend die vorherige Zustimmung von Compliance einzuholen. Sind Amtsträger Empfänger von Geschenken und Einladungen, gelten besonders strenge Regeln und Gesetze, hier ist also besondere Vorsicht geboten. Für den Umgang mit Amtsträgern gilt, dass bereits der Anschein jedweder unangemessenen bzw. unsachlichen Einflussnahme zu vermeiden ist. In allen Fällen ist das Compliance Management hinzuzuziehen.

  • Geschenke an Amtsträger sind nicht erlaubt. Es dürfen allenfalls geringwertige Werbegeschenke bis zu einer Wertgrenze von 25 € erfolgen, soweit dies mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen / behördlichen Bestimmungen vereinbar ist.
  • Einladungen an Amtsträger zum Besuch von Veranstaltungen mit geschäftlichem Charakter (z. B. Schulungen, Unternehmens- oder Produktpräsentationen) einschließlich angemessener Bewirtung sind zulässig. Reise- und Übernachtungskosten sind vom Amtsträger zu tragen.
  • Einladungen an Amtsträger zu Veranstaltungen, bei welchen der geschäftliche Charakter nicht im Vordergrund steht (z.B. Sponsoring-, Marketing- oder Vertriebsevents), sind zulässig, sofern sichergestellt ist, dass dies nicht im Widerspruch zu Gesetzen und geltenden Richtlinien steht. Einladungen für Begleitpersonen dürfen dann ausgesprochen werden, wenn das Erscheinen ohne Begleitung unpassend wäre (z.B. Galadinner). Die Ausgestaltung des nicht-geschäftlichen Teils der Veranstaltung hat angemessen und mit Blick auf die Außenwirkung zu erfolgen. Reise- und Übernachtungskosten sind vom Amtsträger zu tragen. Besteht ein Zusammenhang zu einer dienstlichen Entscheidung des Amtsträgers, darf die Einladung nicht ausgesprochen werden.
  • Die Veranstaltungen, Gästelisten und Nachweise, dass die Teilnahme an der Veranstaltung nicht im Widerspruch zu Gesetzen und geltenden Richtlinien steht, sind vom Veranstalter zu dokumentieren und zu archivieren.
  • Einladungen an Amtsträger zu Veranstaltungen ohne jeglichen geschäftlichen Charakter sind nicht zulässig.
  • In jedem Fall ist die schriftliche Genehmigung des jeweiligen Vorgesetzten des eingeladenen Amtsträgers einzuholen.

SPENDEN & SPONSORING

  • Wir spenden an keine politischen Parteien, an Einzelpersonen, an gewinnorientierte Organisationen oder Organisationen, deren Ziele den Grundsätzen unserer Unternehmensführung widersprechen oder unser Ansehen schädigen.
  • Erlaubt sind Geld- und Sachspenden für Bildung und Wissenschaft, Sport, Kunst und Kultur sowie für soziale und humanitäre Projekte.
  • Die Art und der Umfang von Spenden werden nach objektiven Kriterien entschieden und im Rahmen unserer wirtschaftlichen Möglichkeiten geleistet.
  • Wir erwarten, dass alle Spenden transparent sind, d.h. die Identität des Empfängers und die geplante Verwendung der Spende sind bekannt und der Grund und Verwendungszweck der Spende sind rechtlich vertretbar.
  • Jedes Sponsoring muss transparent sein und erfolgt nur auf der Grundlage von schriftlichen Verträgen, denen ein seriöser geschäftlicher Zweck zugrunde liegt. Es muss im angemessenen Verhältnis zum Gegenwert dessen stehen, was der Veranstalter bietet.

INTERESSENKONFLIKTE

  • Alle Mitarbeiter (m/w/d) sind verpflichtet, ihre geschäftlichen Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens zu treffen. Interessenskonflikte bestehen immer dann, wenn ein Mitarbeiter (m/w/d) auf Kosten des Unternehmens eigene Interessen verfolgt.
  • Interessenskonflikte hat der Mitarbeiter (m/w/d) unverzüglich an seine Führungskraft zu melden. Private Aufträge darf ein Mitarbeiter (m/w/d) nicht von Firmen ausführen lassen, mit denen er im Rahmen seiner Tätigkeit geschäftlich zu tun hat, soweit ihm hierdurch ein Vorteil entsteht, insbesondere in Form von unangemessen hohen Rabatten.
  • Wesentliche finanzielle Beteiligungen von Mitarbeitern (m/w/d) oder engen Familienangehörigen von Mitarbeitern (m/w/d) an einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten sind dem Unternehmen schriftlich anzuzeigen. Als wesentliche Beteiligung gilt jede direkte oder indirekte Beteiligung in Höhe von 5 Prozent oder mehr am Kapital.
  • Geschäfte mit einem Mitarbeiter (m/w/d) oder seinen engen Familienangehörigen im Namen und auf Rechnung des Unternehmens sind grundsätzlich untersagt. Im Einzelfall können sie jedoch durch die Geschäftsführung schriftlich genehmigt werden.
  • Erwerb, Anmietung oder Pacht von betrieblichen Grundstücken und Gebäuden oder sonstigen betrieblichen Vermögensgegenständen durch einen Mitarbeiter (m/w/d) oder einen engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters (m/w/d) bedürfen der schriftlichen Zustimmung der Geschäftsführung. Die steuerlichen Regelungen sind streng zu befolgen. Dies gilt sinngemäß auch für den Verkauf, die Vermietung oder die Verpachtung von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Vermögensgegenständen an das Unternehmen durch einen Mitarbeiter (m/w/d) oder einen engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters (m/w/d).
  • Die Ausübung einer Nebentätigkeit durch einen Mitarbeiter (m/w/d) bei einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten ist nicht gestattet.
  • Ausübung einer Nebentätigkeit als Vorstand, Geschäftsführer, als Mitglied eines Aufsichts-, Verwaltungs- oder Beirates, als Arbeitnehmer oder in sonstiger Funktion bei einem anderen Unternehmen müssen durch die Geschäftsführung genehmigt werden.

VERTRAULICHKEIT

  • Der Mitarbeiter (m/w/d) verpflichtet sich, über alle Geschäftsgeheimnisse und Betriebsgeheimnisse des Unternehmens und der Vertragspartner des Unternehmens während der Dauer des Arbeitsverhältnisses Stillschweigen zu bewahren. Er verpflichtet sich des Weiteren, solche Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Unternehmens und der Vertragspartner des Unternehmens in keiner Form unbefugt Dritten zugänglich zu machen und sie auch nicht für eigene Zwecke auszuwerten. Er verpflichtet sich, die ihm in dienstlicher Eigenschaft zugänglichen Geschäftsgeheimnisse so aufzubewahren, dass unbefugte Personen hierüber keine Kenntnis erlangen können (Abwehr von Betriebsspionage).
  • Die Verpflichtung zur Geheimhaltung und Verschwiegenheit von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen des Unternehmens und seiner Vertragspartner besteht auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter. Auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters (m/w/d) aus den Diensten des Unternehmens hat der Mitarbeiter (m/w/d) vor der Offenbarung eines Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisses eine Weisung der Geschäftsleitung einzuholen.
  • Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sind alle auf das Unternehmen und die Vertragspartner des Unternehmens bezogenen Tatsachen, Umstände und Vorgänge, die nicht offenkundig, sondern nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich sind und an deren Nichtverbreitung das Unternehmen bzw. der Vertragspartner des Unternehmens ein berechtigtes Interesse hat. Betriebsgeheimnisse umfassen vor allem technisches Wissen im weitesten Sinne. Geschäftsgeheimnisse betreffen vornehmlich kaufmännisches Wissen. Dazu zählen etwa technische Daten, Finanzdaten, Betriebsdaten, Kundeninformationen, Aktennotizen und sonstige Informationen, die sich auf das Geschäft der Röther Gruppe und seiner betrieblichen Aktivitäten und Zukunftspläne beziehen.
  • Der Mitarbeiter (m/w/d) verpflichtet sich, die Geschäftsführung des Unternehmens unverzüglich zu unterrichten, falls er Erkenntnisse über Bestrebungen, Versuche oder sonstige Aktivitäten erlangt, wonach Dritte an Geschäftsgeheimnisse in unzulässiger Weise gelangen wollen.

DATENSCHUTZ

  • Es ist untersagt personenbezogene Daten, also jegliche Information über eine natürliche Person, unbefugt zu verarbeiten.
  • Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Einwilligung bzw. eine gesetzliche Regelung die Verarbeitung erlauben oder eine Verarbeitung dieser Daten vorgeschrieben ist. Die Grundsätze der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind in Art. 5 Abs. 1 DSGVO festgelegt und beinhalten im Wesentlichen folgende Verpflichtungen.
  • Personenbezogene Daten müssen...
  1. auf rechtmäßige Weise und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden;
  2. für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden;
  3. dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);
  4. sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden;
  5. in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist;
  6. in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“).

GELDWÄSCHE

Wir kommen den gesetzlichen Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention nach und beteiligen uns nicht an Geldwäscheaktivitäten. Jeder Mitarbeiter (m/w/d) ist verpflichtet, ungewöhnliche finanzielle Transaktionen, insbesondere unter Einbeziehung von Barmitteln, die einen Geldwäscheverdacht begründen können, im Zweifel sofort zu melden.

TRANSPARENTE FINANZBERICHTERSTATTUNG

Die Finanzberichterstattung erfolgt in Übereinstimmung mit den lokalen Rechnungslegungsvorschriften und bildet die tatsächlichen Verhältnisse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens ab.

UMWELTSCHUTZ

Wir streben die verantwortungsvolle Nutzung und Beschaffung natürlicher Ressourcen beim Vertrieb unserer Produkte und Dienstleistungen an. Deshalb achten wir auf einen verantwortungsvollen, ökologischen Umgang mit Energie, Wasser, Werkstoffen und Fläche.

VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN

Wir erwarten von unseren Lieferanten…

  • … die Einhaltung der anwendbaren Gesetze
  • … den Verzicht auf Bestechung und Korruption
  •  … die Einhaltung der Menschenrechte
  • … das Verbieten von Zwangs- und Kinderarbeit
  • … die Gewährleistung des Gesundheits- und Arbeitsschutzes der Mitarbeiter (m/w/d)
  • … die Förderung des Umweltschutzes
  • … die Geldwäscheprävention
  • … die Einhaltung von Steuer- und Zollrechten

VERHALTENSKODEX ARBEITSRECHT

  • Jede Arbeitsleistung muss freiwillig erbracht werden. Aus diesem Grund wird jegliche Form von Zwangs- und Kinderarbeit abgelehnt.
  • Das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung wird nach staatlichen Regelungen beachtet.
  • Niemand darf wegen seiner ethnischen Herkunft, seiner Rasse, seiner Hautfarbe, seiner Nationalität, seines Geschlechts, seiner Religion oder Weltanschauung, seiner Behinderung, seines Alters, seiner sexuellen Orientierung oder sonstiger gesetzlich geschützter Merkmale benachteiligt, begünstigt oder belästigt werden.
  • Sexuelle Belästigungen und alle weiteren Formen der Belästigung am Arbeitsplatz sind verboten
  • Die Vergütung orientiert sich an der beruflichen Leistung des jeweiligen Mitarbeiters (m/w/d). Der gewährte Lohn darf niemals unter dem gesetzlichen Mindestlohn liegen.
  • Alle geltenden Gesetze bezüglich Arbeitszeiten, einschließlich Überstunden, Ruhepausen und bezahltem Erholungsurlaub sind einzuhalten.
  • Die Unternehmen sollten unter Berücksichtigung nationaler Erfordernisse angemessene Maßnahmen zur Gewährleistung der Gesundheit und der Sicherheit am Arbeitsplatz treffen, um im Rahmen ihrer Aktivitäten Arbeitsunfälle zu vermeiden und die Gesundheit ihrer Arbeitnehmer zu schützen. Gültige lokale Vorschriften zu Arbeitsschutz, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie Gebäudesicherheit und Brandschutz werden eingehalten, um das Risiko von Unfällen und Berufskrankheiten auf ein Minimum zu reduzieren.

UMGANG MIT VERSTÖSSEN

Jeder Mitarbeiter (m/w/d) ist dazu verpflichtet, diesen Verhaltenskodex einzuhalten. Zum Schutz vor schädigendem Verhalten, zur Vorbeugung gegen Wirtschaftskriminalität und zum Schutz der Beschäftigten ist jeder Mitarbeiter (m/w/d) zusätzlich aufgerufen, Straftaten, Missstände und Risiken betriebsintern zu melden. Hierzu können die üblichen Meldewege (Vorgesetzter, Personalabteilung, Compliance Management oder die unmittelbar sachlich zuständige Person) genutzt werden.

Es wird allen Hinweisen nachgegangen. Fehlverhalten und Verstöße gegen den Verhaltenskodex und die geltenden gesetzlichen Vorgaben werden nicht toleriert. Bei der Durchführung notwendiger Maßnahmen wird dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit gefolgt. In jedem Einzelfall wird somit geprüft, welche Konsequenzen angemessen, geeignet und erforderlich sind. Schuldhafte Rechtsverletzungen können in Abhängigkeit des jeweiligen Fehlverhaltens demzufolge arbeitsrechtliche Sanktionen, bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach sich ziehen.

COMPLIANCE MANAGEMENT

Wenn Sie uns Hinweise zu Verstößen gegen unseren Verhaltenskodex (Code of Conduct) geben wollen, können Sie dies jederzeit machen. Dieses Angebot richtet sich an alle Mitarbeiter (m/w/d) der Röther Gruppe sowie Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner. Ihr Hinweis wird von uns mit aller notwendigen Sensibilität und Ernsthaftigkeit bearbeitet. Der Inhalt wird an unsere zentrale Compliance-Stelle in Michelfeld weitergeleitet. Die Bearbeitung erfolgt dort: [email protected]

INHALTE DER RICHTLINIEN ALS „AMPEL“

Wettbewerb (zu 4.)

Korruptionsprävention (zu 5.)

Korruptionsprävention Amtsträger

Spenden und Sponsoring (zu 6.)

Interessenkonflikte (zu 7.)

Vertraulichkeit (zu 8.)

Datenschutz

Geldwäsche

Transparente Finanzberichterstattung

Umweltschutz

Verhaltenskodex Lieferanten

Verhaltenskodex Arbeitsrecht